con la presente Le conferisce l’incarico di preposto alle parole chiave (password) 
a norma dell’art. 2, comma 1, lett. b), D.P.R. 28.7.99, n. 318, sulle “misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”;
oppure (se gli elaboratori sono accessibili in rete)
a norma degli artt. 2, comma 1, lett. b) e 4, comma 1, D.P.R. 28.7.99, n. 318, sulle “misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali”;[1]

L’incarico le viene conferito ricorrendo, nella nostra impresa, entrambe le ipotesi contemplate dalla/e norma/e citata/e, di nomina di più di un incaricato al trattamento dati e di utilizzo di più parole chiave.
Funzione specifica dell’incarico conferito è la custodia e conservazione delle parole chiave o del sistema attraverso il quale possano essere create le parole chiave.
Nell’adempimento dei compiti necessari all’espletamento di detta funzione La si invita al rispetto delle seguenti tassative istruzioni:

Il sistema di creazione delle parole chiave è da lei determinato d’intesa con lo scrivente o con il Responsabile del trattamento (se nominato).

Ciascuna parola chiave, da lei creata (oppure da lei creata d’intesa con l’incaricato), va fornita soltanto agli incaricati di trattamento dati i cui nominativi le siano comunicati dallo scrivente o dal responsabile (se nominato).

Ogni parola chiave fornita va trascritta su apposito modello, sottoscritto per ricevuta dall’interessato, da inserire in busta chiusa sigillata e da lei vidimata; le buste vanno poste in un contenitore munito di serratura (ed eventualmente: … da collocarsi in armadio chiuso a chiave); della/e chiave/i deve essere data copia esclusivamente allo scrivente e/o al responsabile (se nominato).

Permettendolo le caratteristiche dell’elaboratore l’incaricato, previo consenso scritto dello scrivente e/o del responsabile e previa comunicazione a Lei, potrà sostituire la parola chiave assegnatagli con altra autonomamente scelta, purchè composta di non meno di n. ___ (lettere/numeri); alla memoria e conservazione della nuova parola chiave Lei provvederà negli stessi modi sopra prescritti.
L’incarico affidato comporta l’obbligo della più assoluta riservatezza nonché quello di denuncia allo scrivente e/o al responsabile di qualsiasi illecito delle parole chiave o di accesso non autorizzato ai mezzi protettivi delle stesse.

Dovrà attenersi ad ogni successiva istruzione , agli aggiornamenti sulle misure di sicurezza ed alle disposizioni comunque attinenti l’incarico conferito.

La violazione delle disposizioni di cui sopra potrà essere sanzionata anche ai sensi delle vigenti disposizioni disciplinari.